Claves para tener un departamento de Marketing y Comunicación excelente

Claves para tener un departamento de Marketing y Comunicación excelente

No son pocas las veces que se me acercan directores de colegios o compañeros de profesión y me preguntan cómo aumentar la matrícula en sus colegios. Hoy, en este artículo, he querido recoger algunas de estas preguntas y contestarlas. Espero que os sean de ayuda.

¿Qué es prioritario antes de crear un departamento de Marketing y Comunicación?

En primer lugar, debemos tener clara cuál es nuestra misión y visión como institución de aprendizaje. ¿Dónde vamos y cómo llegamos hasta allí? Para ello, será fundamental conocer los colegios que nos rodean, distinguir cuáles de estos son nuestra competencia, tener claro nuestro perfil de cliente,  y sobre todo, saber dónde tenemos que ir a buscar esos clientes que necesitan nuestro modelo educativo diferenciador.

Posteriormente, con esta base, el departamento de M&C deberá dar la visibilidad al modelo pedagógico de nuestra Institución: innovación, metodologías, misión educativa… son parte indispensable de la línea de comunicación a lanzar al mundo, desarrollando claramente un factor diferenciador con respecto al resto.

¿Qué convierte a un departamento de Marketing y Comunicación de un colegio en un equipo puntero?

Para que un departamento de marketing educativo se considere puntero hoy en día, es crucial que sea capaz de desarrollar y participar en varias facetas clave del desarrollo empresarial de nuestros centros educativos.

Y es que, los departamentos de marketing realizan una función absolutamente estratégica, por la transversalidad de sus áreas de influencia, lo que supone que su ámbito de actuación sea global y se pueda mejorar la Institución desde todas las áreas. Es por ello que cada vez debe ser un departamento con un mayor know-how del sector, con capacidad de proactividad, que haga que el desarrollo vaya siempre un paso por delante.

También es importante que este departamento sea conocedor de las tendencias actuales del mercado, de la tecnología y de las expectativas de los diferentes “target” de la Institución Educativa para la que trabaja. Esto facilita que cada vez se puedan ir estableciendo estrategias más claras, procesos eficientes y una cultura de innovación y excelencia en la promoción y comunicación de la instituciones.

¿Y qué áreas debe contemplar y gestionar un buen Departamento de Comunicación y Marketing de una institución educativa?

La actuación del departamento puede orientarse a ámbitos globales como Marketing, Admisiones, Cultura de Marca, Reputación Institucional…

Mediante el desarrollo de una buena estrategia de marketing que incluya elementos como publicidad, relaciones públicas, marketing digital, eventos, redes sociales y colaboraciones con otras instituciones educativas o empresas locales… podemos ir haciendo crecer una marca institucional que resuene en la sociedad y que haga que podamos ser foco de atracción de talento externo y fidelicemos a nuestras familias que ya están en nuestro colegio.

Para ello es imprescindible establecer metas concretas y medibles en línea con los objetivos generales de los colegios del grupo. Estos objetivos suelen ir encaminados a aumentar la matrícula, mejorar la percepción de la marca, aumentar la participación de los padres y la comunidad, pero podrían ser necesarios en un momento concreto.

Mediante la definición de procesos claros y eficientes ayudaremos a la planificación, ejecución y evaluación de las actividades de marketing, mediante, por ejemplo, la creación de calendarios de marketing, protocolos de comunicación interna y externa, y sistemas de seguimiento y evaluación del rendimiento.

Es fundamental la colaboración y el trabajo en equipo entre los miembros del departamento de marketing y otros departamentos dentro de los colegios del grupo. La comunicación efectiva y la colaboración interdepartamental pueden mejorar la coherencia y la efectividad, promoviendo una cultura de innovación y creatividad alentando a los diferentes miembros del equipo a proponer nuevas ideas y enfoques.

¿Qué importancia cobra actualmente el Marketing Digital?

El área del  Marketing Digital hoy en día cobra especial relevancia por el hecho de estar inmersos en un mundo cada vez más conectado. Y es que la habilidad para destacar en plataformas digitales puede definir el éxito o el fracaso en la captación de nuevos estudiantes. Esto incluye SEO, SEM, marketing de contenido, blogs que posicionan SEO, marketing en redes sociales, ADDS y email marketing.

Actualmente, vemos como el marketing estático de exteriores queda más reducido a entornos concretos, de forma que, aunque sigue en vigor, cada vez está en mayor desuso por la dificultad de medir el retorno que nos ofrece y la falta de personalización al cliente.

Es por ello que el uso de la analítica, entendida como la capacidad para recolectar, analizar e interpretar datos es importante, porque nos permite tomar decisiones informadas, basadas en nuestros propios datos, y así poder entender las tendencias del mercado personalizando las estrategias de comunicación.

Esto nos permite mejorar la experiencia del usuario (UX), mediante la creación de experiencias digitales intuitivas y agradables en ámbitos tan dispares como la navegabilidad del sitio web hasta la experiencia de petición de información  y matriculación. También posibilita el desarrollo de contenido relevante y emocionalmente resonante que cuente la historia de la institución, sus programas y su comunidad. Esto incluye blogs, vídeos, podcasts y otros medios que pueden ser compartidos en redes sociales para aumentar el alcance.

Para poder gestionar correctamente esa experiencia es fundamental el uso de un CRM que nos permita implementar sistemas de gestión de relaciones con los clientes que ayuden a mejorar la retención y satisfacción del cliente, a través  de un marketing personalizado basado en su comportamiento y preferencias, que haga que aumente nuestra tasa de conversión significativamente.

Para ello, todo el equipo que participa en el Departamento de Admisiones, debe conocer el proceso completo y deben ser proactivos para que podamos adaptar la visita posterior a nuestro centro, en función del perfil de cliente que tenemos delante. Y es que, la información digital obtenida junto con la perspicacia de la persona que hace la visita, deben permitir una personalización de la experiencia, generando la expectativa buscada, habiendo trabajado siempre bajo el prisma del marketing aspiracional.

¿Y qué es esto del Marketing Aspiracional?

Todas las familias que se acercan a nuestro centro vienen con un aspiración en su mente: “Quiero que mi hijo/a venga a esta institución porque será la mejor para que el día de mañana pueda ser…”. Si conocemos esta expectativa, entonces podremos colocarla y situarla en  función de nuestro perfil institucional, del perfil de salida del alumno y sobre todo de la aspiración que cada familia trae al visitarnos.

¿Qué es indispensable para que un departamento de Marketing crezca y se desarrolle?

Por supuesto, al igual que el resto de las áreas de un colegio, en marketing es indispensable realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. A partir de estos análisis, ajusta y mejora constantemente las estrategias y procesos para mantener la profesionalización y la eficacia del departamento a largo plazo, y la motivación del equipo manteniendo su proactividad.

Me vienen a la mente muchas más preguntas que me han ido haciendo a lo largo de estos años dedicados al Marketing Educativo, pero como aperitivo, creo que este ha sido un buen comienzo. ¡Espero que os hayan ayudado!

Por Enrique Escandón, director de Relaciones Institucionales y Comunicación de los Colegios 3A (Alameda International SchoolArcángel International School y Colegio Ábaco).

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