Cuando el mal uso de una fotografía puede empañar la imagen del centro

protección de datos

Dentro de lo que conoce como marketing educativo, la imprescindible área que multiplica las posibilidades de que nuestro centro educativo sea conocido y reconocido públicamente, se encuentra la difusión en las redes sociales de aquellos acontecimientos más sobresalientes en su seno.

No solo es dar cuenta de la calidad de nuestro cuadro o modelo docente, es también mostrar las bondades de nuestras instalaciones, medios o eventos que organicemos con nuestros alumnos. Y si esto es ‘de primero’ de marketing educativo, cuidado con el uso de las imágenes y videos que difundamos en las que los escolares estén presentes.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) vela por la privacidad de las personas, incluyendo, claro está y sobremanera, a los menores de edad, y la difusión en redes sociales, en apariencia inofensiva, de una actividad escolar o extraescolar en la que un menor aparezca puede acarrear serios problemas al colegio si no cumple ciertas normas preventivas.

Entre ellas, la primera y principal, contar con el consentimiento de los padres o tutores de todo menor que aparezca en una de esas imágenes, por más que lo haga participando de una acción educativa o de ocio planeada en su día por el colegio y autorizada la participación del menor por sus padres.

Es lo que le ha pasado al Colegio Virgen de Europa, que ha tenido que desembolsar 9.000 euros (cantidad reducida, pues la sanción original ascendía a 15.000 euros) por difundir fotografías en la que aparecía un menor de tres años que participó, junto a otros compañeros de clase y de colegio, en dos actos diferentes en 2022, uno con motivo del ‘Día del Deporte’ y otros durante un Campamento de Verano, ambos organizados por el colegio denunciado.

¿Qué ocurrió? Nada debería haber pasado en realidad, pues los padres del menor que autorizaron en ambos casos la participación de su hijo de tres años en dichos eventos habían solicitado por escrito previamente que el suyo no apareciera en imagen alguna. Es decir, en el procedimiento de inscripción autorizando a su hijo participar en estas actividades los reclamantes dejaron claro que se oponían al tratamiento posterior de imágenes.

Pero, bien porque hubo un desliz, bien porque quien debía no estuvo todo lo atento que debiera, el caso es que las imágenes tomadas por los responsables del Colegio de ambas actividades fueron difundidas en el perfil del centro en Facebook y a través de una lista de distribución en WhatsApp de su clase, de modo que las fotografías llegaron a todos los padres de los compañeros del menor en cuestión.

El RGPD señala que los centros educativos se encuentran legitimados para la toma de imágenes como parte de la función educativa, si bien aquellas que no respondan a dicha función, como sería este caso, habrían de contar con consentimiento de los padres de los menores. Y así fue, el colegio daba esa opción, por eso solo se explica que lo que ocurrió fue más un desliz que una acción malintencionada, al menos en apariencia.

La ley añade que resulta posible la toma de imágenes de los alumnos en determinados eventos desarrollados en el entorno escolar para la única finalidad de que los padres pudieran tener acceso a ellas, aunque aclara que este acceso a las imágenes debería siempre llevarse a cabo en un entorno seguro. El caso es que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha terminado por resolver sancionando al colegio, que pagó lo previsto poco antes del verano y dando pro finalizado el procedimiento.

En la resolución de la sanción de la AEPD, a la que ha tenido acceso ÉXITO EDUCATIVO, se observa claramente, de acuerdo con el relato de los hechos, que los padres del menor pidieron, sin éxito, que, toda vez que fueron publicadas fotografías donde aparecía su hijo en ambas redes sociales, al menos que fueran borradas, pero ello, aunque ocurrió por parte del colegio, no fue ni el plazo deseado ni definitivo en el caso del grupo de WhatsApp.

Y esta es la hora en que los padres de aquella clase en la que estaba matriculado el menor referido aún disponen de imágenes donde aparece. En la resolución, los padres explican textualmente que, tras comunicarse con los responsables competentes del colegio,  estos “habían hecho lo que estaba en su mano para eliminar las referidas imágenes”, pero lamentan que ”no se envió ninguna comunicación a las personas de la lista de difusión advirtiendo del error cometido y solicitando su eliminación, por lo que siguen en poder de terceros sin saber el uso que se ha podido hacer o se hará de las mismas y sin advertencia por el centro de que son ilícitas”.

El asunto se envenenó y, tras las reticencias iniciales de Protección de Datos, los padres presentaron un recurso de reposición en el que insistían que las fotos publicadas “no tienen finalidad educativa, las expuestas en redes sociales son las de dar publicidad al centro o para el recreo de los propios padres” y que “las imágenes han sido enviadas a familias del colegio y las del campamento a familias de niños que estaban matriculados en dicha actividad”. Sobre las fotos “que se enviaron en una carpeta de Google”, detallan que solo fueron las de la última semana del campamento, y “después de reclamarles que estaba la foto de nuestro hijo, borraron esa foto, la carpeta no fue eliminada hasta meses después, y no fue subida con filtros de acceso ya que yo mismo entré desde varias cuentas de correo electrónico sin ningún tipo de problema”.

El pasado 14 de marzo Protección de Datos retoma el tema y resuelve estimar el recurso de reposición, admitiendo a trámite la reclamación formulada. Como se ha apuntado ya, en julio, y acogiéndose a las reducciones previstas, la sanción que satisfizo el colegio ascendió a 9.000 euros, seis mil por debajo de lo previsto en la legislación.

¿Con qué medios cuenta un colegio para evitar estas situaciones?

Precisamente, para prevenir casos similares, la propia AEPD editó en su día una Guía para centros educativos en la que se detallaba a la perfección qué dice la legislación sobre el tema y cómo implementar toda actividad comunicativa sin correr el riesgo de infringir aquella. Esta Guía, que data del 22 de mayo de 2018, es descargable clicando en este enlace.

Los miembros de los equipos directivos, profesores, personal administrativo y auxiliar de los centros educativos tienen la responsabilidad de manejar información personal de los alumnos y sus familias en el curso de sus funciones. Este proceso debe llevarse a cabo con la máxima cautela y respetando la privacidad e intimidad de las personas, especialmente la de los menores. Eso está claro y sobre ellos debe formarse en los centros educativos a las personas responsables.

En este contexto, en efecto, las Administraciones educativas y los propios centros tienen la obligación de gestionar estos datos de manera adecuada y deben capacitar a su personal sobre los principios fundamentales y los procedimientos correctos para hacerlo.

En general, los centros educativos no necesitan obtener el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, ya que este tratamiento se justifica en el ejercicio de la función educativa y en la relación con la matriculación de los alumnos. Sin embargo, es esencial proporcionar una información clara y fácilmente accesible a los interesados, utilizando un lenguaje comprensible, incluyendo detalles sobre:

  • El propósito de la recopilación de datos y su legalidad, como la función educativa o la difusión de las actividades del centro.
  • La necesidad o no de proporcionar los datos y las consecuencias de negarse a hacerlo.
  • Quiénes serán los destinatarios de los datos.
  • Los derechos de los interesados y cómo ejercerlos.
  • La identidad del responsable del tratamiento, ya sea la Administración educativa o el centro mismo.

El Reglamento europeo exige una mayor cantidad de información cuando los datos se recopilan directamente de los interesados, incluyendo los datos de contacto del delegado de protección de datos y los plazos de conservación o los criterios utilizados para determinarlos.

Cuando sea necesario obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores para utilizar sus datos personales en finalidades diferentes a la función educativa, se debe brindar una explicación clara de cada una de ellas y permitir a los interesados oponerse a aquellas que no deseen.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) son esenciales para la gestión y el aprendizaje de los alumnos. Por eso, las Administraciones educativas y los centros deben estar familiarizados con las aplicaciones que utilizan, sus políticas de privacidad y las condiciones de uso antes de implementarlas. Las aplicaciones que no proporcionen información sobre el tratamiento de datos personales deben ser rechazadas.

Además, es crucial que las Administraciones educativas y los centros establezcan protocolos, instrucciones, guías y directrices para el uso de las TIC por parte de los profesores. Estos deben adaptar su enseñanza y uso de las TIC según el nivel de desarrollo de los estudiantes.

WhatsApp, no recomendable

No menos importante es que las comunicaciones entre profesores y padres de alumnos deben realizarse preferiblemente a través de los canales proporcionados por el centro educativo, como plataformas educativas o el correo electrónico del centro. El uso de aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp, no se recomienda, excepto en situaciones excepcionales en las que esté en juego el bienestar del menor.

Los profesores deben ser conscientes de los contenidos que comparten en línea relacionados con el trabajo en clase y enseñar a los alumnos a respetar la privacidad propia y la de los demás. No deben tomar fotos ni grabar videos de otros alumnos o personal del centro sin su consentimiento, ni difundirlos en redes sociales para prevenir situaciones de violencia, como el ciberacoso, el grooming, el sexting o la violencia de género.

Y, cuando los centros educativos organicen eventos a los que asistan familiares de los alumnos, es recomendable informarles sobre la posibilidad de grabar imágenes exclusivamente para uso personal y doméstico, como actividades privadas y familiares, al solicitar su autorización para participar o mediante avisos y carteles.

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