La digitalización aún no alcanza el ámbito de la gestión comercial y financiera en los colegios

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Digitalización ¿quién no oye a diario esta voz? Todo es susceptible de digitalización, también, como no podría ser de otro modo, un centro educativo. Y no es para mal, sino para bien, para despejar ideas, por llamarlo de algún modo.

Porque digitalizar los procesos más burocráticos o farragosos ayuda a que la comunidad educativa se centre en idear lo que realmente importa, la salud de sus respectivos modelos docentes, aquello para lo que, en realidad, se prepararon en su día. Si la tecnología les echa una mano, qué más se puede pedir.

De ello, y de otro componente clave hoy en cualquier organización empresarial, como lo es en su forma un centro educativo, el compliance, hablan en una entrevista coral concedida a ÉXITO EDUCATIVO Jaime García, Mónica Redorta y Patricia Echegoyen, socio y abogadas de la práctica de NewLaw en PwC Tax and Legal, quienes recientemente compartieron sus conocimientos con directores y gestores de colegios en un evento organizado por CICAE.

¿Están suficientemente digitalizados los procesos de gestión en los colegios hoy por hoy?

La tendencia hacia la digitalización de procesos sigue llegando a las organizaciones con la mirada puesta en la eficiencia y la toma de decisiones empresariales basadas en datos. El entorno educativo no se ha quedado al margen de esta tendencia. Este avance viene provocado por la innovación tecnológica, por las necesidades de las propias organizaciones, por las expectativas de un cliente cada vez más exigente y por el empujón repentino hacia “lo digital” con motivo del COVID.

En los últimos tiempos se ha trabajado en la implantación de herramientas y soluciones digitales con el fin de facilitar la enseñanza y el aprendizaje por parte del profesorado y alumnado, respectivamente. Tal ha sido el cambio que actualmente los centros educativos ya conocen los beneficios de las plataformas de aprendizaje digital.

No obstante lo anterior, a pesar de que el sector educativo ha dado pasos significativos hacia la digitalización, creemos que todavía le queda camino por recorrer, especialmente en el ámbito de la gestión comercial y financiera, y su correspondiente reporting.

¿Cómo se puede mejorar eso? ¿Por dónde empezar?

Lo fundamental en todo proceso de transformación digital es identificar y acordar los objetivos y establecer estrategias claras. Es importante que a la hora de adoptar un proceso de transformación se comprenda que éste va más allá de la incorporación o uso de nuevas tecnologías; como su propio nombre indica, se trata de una transformación, un cambio en la forma de hacer las cosas, con la ayuda de la tecnología.

La propia definición de los objetivos nos permitirá identificar las primeras líneas de acción y a partir de ahí deberemos entender cómo se viene ejecutando ese proceso o esa actividad y dibujar nuevas fórmulas que nos permitan redefinir el proceso para alcanzar el objetivo que perseguimos.

¿De qué modo se implementa en un colegio el compliance?

Los centros educativos deben contar con los elementos exigidos por el Código Penal, es decir, con un Modelo de Prevención y Detección de Delitos eficiente que, en su caso, pueda servirles como eximente o atenuante en el caso de resultar investigados como personas jurídicas en un procedimiento penal. Los elementos indispensables de ese Modelo son: un código de conducta; un mapa de sus riesgos y controles; un órgano responsable de cumplimiento penal con poderes autónomos de iniciativa y de control; un canal de denuncias; protocolos de formación de la voluntad de la persona jurídica; un sistema disciplinario que sancione los incumplimientos del Modelo; modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de los delitos; y una revisión periódica del Modelo mediante auditorías internas y/o externas para garantizar el cumplimiento y funcionamiento del Modelo. Cada centro educativo deberá crear una función de compliance adecuada a su tamaño y estructura.

Además, para que este Modelo cumpla con su finalidad última, la prevención de la comisión de delitos en el seno de la organización, es imprescindible construir, a todos los niveles, una cultura de cumplimiento.

¿Qué papel debe jugar la dirección del centro en su implementación y el resto del personal del centro?

Para la implantación de un buen Modelo recomendamos que el Centro cuente con el compromiso y determinación de la Dirección; con personas del Centro que conozcan bien su funcionamiento y todas las áreas impactadas; con expertos externos que les asesoren y les guíen en la definición, diseño e implementación del Modelo. Además, es recomendable dotar a la función de cumplimiento con una herramienta que le permita, entre otras cosas:  una gestión eficiente de las obligaciones mediante asignación y agenda de tareas; la generación automática de documentación; un entorno colaborativo para la interacción de las áreas implicadas; la trazabilidad y archivo de documentación; la generación de cuadros de mando.

En este contexto, ¿da igual que hablemos de un colegio privado, concertado o público?

Efectivamente. De acuerdo con las mejores prácticas en materia de cumplimiento,  se recomienda que todos los colegios ya sean privados, concertados o públicos cuenten con un Modelo de Prevención y Detección de Delitos ya que lo que se persigue, en último término, es evitar la comisión de delitos en los centros.

¿Cómo ayuda la digitalización a la gestión de los proveedores y los recursos?

La digitalización puede ayudarnos a hacer más eficaces los procesos, tomar decisiones en base a nuestros propios datos, reducir costes, prevenir o reducir riesgos y maximizar la información y control. La digitalización del proceso de gestión de proveedores y de recursos podría llevarnos a perseguir y alcanzar dichas ventajas, por ejemplo, mediante la automatización de contratos, el control, en tiempo real, de los recursos necesarios o consumidos o del coste incurrido, entre otros.

¿Son estas tareas que debieran desarrollar profesionales externos o es preferible que estos procesos sean internos, previa formación de los cuadros directivos de los centros?

La transformación digital conlleva la transformación de los procesos internos de la compañía, por lo que siempre es recomendable la intervención de un tercer experto que ayude a identificar la situación de partida; priorizar las estrategias de cambio; diseñar los nuevos procesos aportando nuevas ideas en base a su conocimiento experto en materia de procesos y herramientas y tecnologías; y ayude a implementarlos.

Sin perjuicio de lo anterior, internamente es imprescindible contar con el compromiso y determinación de la Dirección, la colaboración de las personas que mejor conocen los procesos de la organización y la identificación de personas, dentro del centro, que ayuden con la gestión del cambio para la debida adopción de los nuevos procesos.

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