Estructura, cometidos y objetivos de nuestra oficina de representación en China
Tras plantear en las tres primeras entregas de esta serie la importancia de tener un equipo propio en China, aunque sea de una sola persona, y definir el área geográfica del país donde comenzar nuestra actividad tomando como referencia para la elección una serie de premisas, en esta cuarta entrega resumiré lo que entiendo es la estructura, cometidos y objetivos que debe tener esta oficina para conseguir el máximo rendimiento.
El análisis que hago a continuación refleja el que, bajo mi experiencia, sería el escenario recomendado para una consecución rápida de objetivos, pero sería posible plantearnos escenarios más conservadores utilizando menos recursos económicos y/o humanos.
Es importante que esta oficina tenga una sede física, aunque sea una pequeña oficina de 15 o 20 metros cuadrados, pero que muestre que somos una entidad real, atendida por personas reales y con presencia ininterrumpida en China.
Es recomendable que esta oficina se encuentre lo más cerca posible de una zona de campus universitarios dentro de la ciudad que hayamos elegido para comenzar a trabajar.
Aunque una persona sola podría afrontar este trabajo, entiendo que tres es el número adecuado para comenzar la actividad, por lo que la oficina física debería estar dimensionada para las necesidades laborales de estas tres personas. Debemos contar por lo tanto con los gastos que, además del alquiler de la oficina y personalización de la misma, supondrá disponer de equipos informáticos, mobiliario, conectividad (teléfono, Internet…), suministros, etc.
Tener una oficina física y personal que la atienda será importante para poder recibir visitas de otras instituciones de la zona, padres y alumnos interesados en estudiar en nuestra universidad, algo claramente diferenciador cuando hablamos de la política de captación común de universidades extranjeras en China.
Debemos partir de la base de que el primer objetivo será hacer autosuficiente económicamente la oficina de representación. Debe gestionarse bajo el prisma de empresa privada y buscar la rentabilidad. No puede verse como un proyecto a fondo perdido.
A medio plazo debe aspirar a cubrir íntegramente todos sus gastos mediante lo que la universidad ingrese por captación de alumnos y desarrollo de programas vinculados a China, y posteriormente debe lograrse que esta oficina aporte beneficios económicos a la institución.
La aspiración desde el primer día debe ser convertirse en una fuente más de ingresos para la universidad, ingresos que pueden llegar a ser muy importantes si logramos una buena gestión.
Entre los cometidos de nuestra oficina de representación en China, estos deberían ser los principales:
–Captar alumnos chinos para cursar estudios en nuestra universidad.
-Potenciar la imagen de la universidad como referente en cuanto a la formación universitaria en español y realizar en la zona un trabajo continuado de posicionamiento que permita más visibilidad que la competencia.
–Ofrecer soporte a los estudiantes chinos que decidan cursar sus estudios en nuestra universidad: ayuda con la tramitación del visado, seguros, convalidación de títulos, etc.
-Ofrecer a los futuros alumnos el servicio de clases de español presenciales y en línea.
-Promover la firma de convenios de colaboración con agencias de captación de alumnos y universidades locales. Con estas últimas, con la intención de desarrollar programas formativos de manera conjunta.
-Promover seminarios, talleres y presentaciones en universidades y bachilleratos locales que potencien el conocimiento de nuestra oferta universitaria y, de forma paralela, promulgar la importancia del español, España y América Latina en el próximo escenario económico mundial para captar el interés de padres y estudiantes.
-Conseguir la confianza y tranquilidad de padres y alumnos chinos al poder tratar en persona y en su idioma, cualquier tema relacionado con los estudios de sus hijos en nuestra universidad, lo que viene dado dentro de la estrategia de relaciones públicas y comunicación en chino de la oficina.
-Implantar como dogma la creatividad e innovación en las relaciones y proyectos a desarrollar para lograr mayor diferenciación.
-Por último, pero seguramente un aspecto de los más importantes: trabajar la relación con las personas adecuadas en nuestra zona de influencia en China que nos puedan abrir puertas en el futuro. Cultivar la relación (“guanxi” en chino), es un trabajo continuo a lo largo de toda la vida y clave en la cultura china.
Para la correcta gestión de estos cometidos, es fundamental contar en nuestro equipo con personas con la experiencia suficiente en el ámbito educativo en China, conocimiento de la zona en la que trabajaremos y de la cultura, costumbres e idioma chino. Enviar a una persona de nuestra institución desde España para que se haga cargo de la oficina si no tiene este perfil tan concreto, suele ser sinónimo de bajo o nulo retorno, al menos en el corto y medio plazo.
En los siguientes enlaces tienen la primera entrega y la segunda entrega de esta serie dedicada a explicar como captar estudiantes chinos para las universidades españolas.
Víctor Ladreda, Director General de Weilai en China. Director General de la Oficina Económica y Comercial para los mercados de habla hispana de la ZLC de la Región de Hengqin, China. (2015 a 2020).
