La comunicación entre los centros escolares y las familias es una de las asignaturas pendientes en muchos casos. Los padres necesitan información rápida y fidedigna de aquellos aspectos relacionados con la vida del colegio; y estos pueden necesitar recibir también por un canal confiable información remitida por los padres sobre los hijos, tales como autorizaciones para excursiones o faltas de asistencia por enfermedad.
Para ayudar en esta tarea, surgió Dinantia, una aplicación móvil (y web) que permite mejorar la comunicación entre el centro y las familias. Según Cristian Cisa, cofundador de Dinantia, la idea es superar la comunicación vía papel o por otros conductos más complicados como las intranets de los centros, en los que “al final hay un pdf para descargar y es poco operativo”.
Cristian Cisa y Borja Berenguer, los promotores de esta iniciativa, son padres con hijos en edad escolar. Ellos vivían en sus propias carnes los problemas de comunicación con los centros, “por eso hablamos con varios colegios y nos dijeron que la idea les parecía interesante, por lo lo que nos animamos a desarrollarla”, explica Cristian.
La aplicación permite el envío de mensajes del centro a las familias y de las familias al centro, pero descarta la comunicación entre padres, porque no es un grupo de whatsapp. Desde la aplicación móvil pueden gestionarse informaciones como el control de asistencia, newsletter, seguimiento de los alumnos, autorizaciones para excursiones, etc.
En la aplicación, pueden determinarse diferentes grupos y direcciones de comunicación. La gestión de los grupos es totalmente configurable. Así, por ejemplo, los alumnos pueden pertenecer a diferentes grupos, como los cursos y clases, las actividades extraescolares o si acuden al comedor escolar. De esta forma los mensajes solo llegan a los realmente afectados o implicados en la comunicación.
En cuanto a la dirección, hay dos posibilidades: la comunicación únicamente del centro a las familias o también de una familia hacia el centro. “Cada colegio elige la opción que quiere. Algunos centros no activan la bidireccionalidad porque temen recibir demasiados mensajes de los padres. Pero la realidad nos demuestra que no es así, y en cualquier caso, es mejor recibir todos los mensajes por un único canal que no por notas en papel, agendas, emails, llamadas de teléfono, etc. que es lo que sucede en los centros que no permiten enviar mensajes a los padres”, explica Cristian.
Configuración
Los profesores pueden configurar a qué horas recibirán los mensajes. Esto permite que fuera del horario laboral no se sientan interpelados o incomodados. Para las familias, la gran ventaja es que solo recibirán un mensaje por asunto, aunque haya dos o más hijos implicados. “Por ejemplo, si una familia tiene dos hijos en Primaria y hay que comunicar algo para todos los alumnos de Primaria, la familia solo recibe un mensaje con la cara de los dos niños”, afirma Cristian.
La aplicación permite el envío de recordatorios a las familias que no hayan contestado a una pregunta, y que solo les llegue a ellos. Los que hayan, por ejemplo, autorizado una excursión no vuelven a recibir el mensaje; solo aquellos que todavía no han respondido recibirán el recordatorio.
“La gran ventaja es que los mensajes llegan al móvil y sabemos que en pocos minutos alguno de los padres verá el mensaje. El nivel de recepción y lectura es altísimo, frente a mecanismos tradicionales como el papel”, comenta Cristian. El mensaje llega con un tono de campana característico, que enseguida habitúa a las familias a saber que es un mensaje del colegio.
Privacidad de los datos
Para cuidar la privacidad de los usuarios y seguir las indicaciones del Reglamento General de Protección de Datos, está excluida la comunicación entre padres; y los profesores que utilizan la aplicación solo verán los nombres de los alumnos: ni el de los padres, ni direcciones de correo electrónico, ni números de móvil o cualquier otro dato considerado personal o sensible.
CRM
La aplicación de Dinantia nació en 2015, y “desde entonces realizamos continuas actualizaciones”. Ahora, en 2018, han puesto en marcha una nueva herramienta, específica para los centros educativos: un CRM, es decir, un gestor de clientes para el proceso de admisiones.
Cristian explica que ellos comprobaron que el seguimiento que realizan muchos colegios de los padres que acuden a preguntar por una plaza para sus hijos, es en muchos casos muy mejorable. El CRM es una herramienta web, que permite realizar una mejor gestión del seguimiento de los candidatos al colegio. “Es un CRM específico para centros educativos, que hemos elaborado desde cero, para que esté totalmente adaptado a las necesidades de los centros escolares”.
Para los colegios que contratan el CRM, Dinantia ofrece una formación tanto de ámbito operativo como de asesoramiento metodológico sobre cómo es el proceso de captación de nuevos alumnos. Es un asesoramiento específico, “muy importante porque hasta hace poco los colegios tenían más alumnos que plazas. Ahora la situación ha cambiado y deben aprender a gestionar y profesionalizar la captación de alumnos”, argumenta Cristian.
Dinantia, que está disponible en castellano, catalán e inglés, está presente no sólo en España, sino que varios colegios de Latinoamérica (Perú, México, Costa Rica, Chile, entre otros) han contratado la aplicación, que sirve tanto para colegios como para cualquier tipo de institución educativa. Actualmente Dinantia está presente en más de 300 colegios y el equipo está formado por 10 personas.
